Трудовиий догові́р — це договір між працівником і власником підприємства, установи, організації або уповноваженим ним органом (далі власник), за яким працівник зобов'язується виконувати роботу, визначену цією угодою з підпорядкуванням внутрішньому трудовому розпорядку, а власник — виплачувати працівникові заробітну плату і забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи, передбачені законодавством про працю, колективним договором  й угодою сторін. Працівник має право реалізувати свої здібності до продуктивної і творчої праці шляхом укладення трудового договору на одному або одночасно на декількох підприємствах, в установах, організаціях, якщо інше не передбачене законодавством, колективним договором або угодою сторін.

При укладенні трудового договору громадянин зобов’язаний подати паспорт або інший документ, що посвідчує особу, трудову книжку, а у випадках, передбачених законодавством, – також документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію), про стан здоров'я та інші документи.

Трудовий договір вважається укладеним тільки після того, як його підписали роботодавець і працівник і видано наказ (розпорядження) про прийняття прицівника на роботу. Згідно ст. 24 КЗпП працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом чи розпорядженням власника або уповноваженого ним органу, та повідомлення центрального органу виконавчої влади з питань забезпечення формування та реалізації державної політики з адміністрування єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування про прийняття працівника на роботу в порядку, встановленому Кабінетом Міністрів України.

Трудове законодавство поширюється на всіх роботодавців, тому підприємець зобов’язаний вести кадрову документацію, пов’язану з оформленням трудових відносин із найманими працівниками.

Оскільки підприємці ведуть спрощений облік, то під кадровою документацією для них маються на увазі:

• особисті картки робітників з наступним переліком копій документів: Паспорт, диплом про освіту з додатком, ідентифікаційний код, посвідчення про наявність пільг (ветерани війни, чорнобильці, інваліди), свідоцтво про загальнообов'язкове державне соціальне страхування, фото (3х4), свідоцтво про шлюб, свідоцтво про народження дитини (до 15-ти років), медична книжка (в разі необхідності);

• накази і заяви на прийом на роботу і звільнення, переміщення, переведення, відпустки, додаткові відпустки, відпустки без збереження заробітної плати, відряджень, преміювання, дисциплінарні стягнення (і ін.);

• книга обліку наказів, що стосуються трудових відносин;

• журнал обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (за власним бажанням);

• табелі обліку використання робочого часу, графіки змінності;

• документи, які підтверджують нарахування та виплату заробітної плати (індексації, компенсації втрати частини заробітної плати у зв'язку з порушенням термінів її виплати; розрахунки з працівниками при звільненні, оплата за роботу в нічний час, святкові, неробочі дні, надурочний час, за роботу у важких і шкідливих умовах, час простою, в зв'язку з нещасним випадком, тимчасовою втратою непрацездатності тощо);

• договору про повну матеріальну відповідальність;

• договору цивільно-правового характеру, акти виконаних робіт;

• строкові трудові договори з найманими працівниками;

• посадові інструкції;

• трудові договори (у т.ч. контракти);

• графіки відпусток;

• штатні розклади;

• правила внутрішнього трудового розпорядку;

• положення про оплату праці (преміювання тощо);

• документи на проведення медогляду співробітників (в разі необхідності).

Звертаємо увагу на те, що відповідно до п.2.2 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників (далі – Інструкція), заповнення трудової книжки вперше проводиться власником або уповноваженим ним органом не пізніше строку дня прийняття працівника на роботу. Відповідно до п.2.2-1 Інструкції трудові книжки працівників, які працюють на умовах трудового договору у ФОП без створення юридичної особи з правом найму, та фізичних осіб, які використовують найману працю, пов’язану з наданням послуг, зберігаються безпосередньо у працівників.

За порушення законодавства про працю в частині неналежного оформлення трудових відносин, роботодавець  несе відповідальність:

адміністративну (ч.3 ст.41 Кодексу України про адміністративні порушення);
кримінальну (ст.172 Кримінального кодексу України);
фінансову санкцію у вигляді штрафу (ст.265 КЗпП).

Роботодавець зобов’язаний оформити працівника на роботу у встановленому порядку з першого дня виконання ним трудової функції. Лише після належного оформлення трудових обов’язків працівник приступає до виконання своїх обов’язків.

Для більш детальної інформації щодо легалізації найманих працівників рекомендуємо звертатися до управління соціального захисту населення Новопсковської райдержадміністрації за адресою: вул.Українська,65, телефон для довідок (06463) 2-20-74.